جلسات کاری امری غیرقابل اجتناب برای شرکت ها محسوب می‌شوند. اگر جلسه‌های زیادی که در طول هفته کاری برگزار می‌شود، شما را کلافه می‌کند، قطعا در داشتن این حس تنها نیستید. تحقیقات اخیر گروه تجاری دانشگاه هاروارد که اخیراً ۱۸۲ مدیر ارشد را در صنایع مختلف مورد بررسی قرار داد، نشان داد که:
✓ ۷۱٪ اظهار داشتند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد است.
✓ ۶۲٪ معتقد بودند که جلسات فرصت های همکاری تیم را از بین می‌برد.
بنابراین، نیاز است که شرایطی به وجود آورید که جلسات کاری پربار شود. مهمترین نکته در این راستا طراحی داخلی اتاق کنفرانس است. در زیر اصول کلی
یک اتاق کنفرانس بزرگ برای انواع جلسات کاری مناسب است. با این حال، این اتاق ها برای جلسات سریع طوفان فکری یا جلسات فردی ایده آل نیستند. با اینکه فضای اتاق کنفرانس مشکل اصلی بسیاری از مشاغل در حال رشد است، اما معمولا فضای بزرگی برای اهداف کوچک در نظر گرفته می‌شود که این منجر به اتلاف منابع است.
برای حل این معضل، بسیاری از مشاغل تصمیم به طراحی داخلی اتاق جلسات قابل انعطاف و قابل تنظیم می‌گیرند. نگران نباشید؛ نیازی به خراب کردن دیوار یا نصب تیرهای جدید نیست. این انعطاف پذیری با تقسیم کننده‌ها یا پارتیشن ها قابل اجراست. بنابراین می‌توانید یک اتاق کنفرانس بزرگ را به دو قسمت تقسیم کنید یا چندین فضای را با هم ادغام کنید تا یک فضای بزرگ ایجاد شود.
البته باید در نظر داشته باشید که تقسیم یک فضای بزرگ به فضاهای کوچکتر برای طراحی اتاق جلسات با استفاده از این پارتیشن ها، مشکلاتی برای آتیک کردن فضا به همراه خواهد داشت.
چیدمان مختلفی وجود دارد که می‌توانید در اتاق کنفرانس استفاده کنید. شاید یک طرح U شکل، برای سخنرانی مناسب تر باشد. یا شاید اگر از میز کلاس و صندلی استفاده کنید، افراد بیشتری بتوانند در اتاق جای بگیرند. نهایتا هر تصمیمی که برای چیدمان مبلمان می‌گیرید، باید راحتی شرکت کنندگان در جلسه را در اولویت قرار دهید. این به معنی اتاقی راحت، توانایی دیدن و شنیدن واضح صدا است.
در ادامه ۳ نمونه از طرح های مورد استفاده در چیدمان و طراحی اتاق کنفرانس را بررسی می‌کنیم:
فضای نیمه دایره‌ای همیشه می‌تواند توجه را به یک نقطه در اتاق معطوف کند. در این سبک طراحی هیچ فضایی برای پنهان یا نقظه کوری وجود ندارد و همه افراد حاضر قابل رویت هستند. اما این فضا فقط برای جمعیت‌های کوچکتر مناسب است و برای اتاق جلسات با ظرفیت های بیش از ۵۰-۶۰ نفر مناسب نیست.
این طرح یک خم بزرگتر است که به اعضا کمک می‌کند تا در یک محیط بزرگتر قرار بگیرند. طرح بیضی شکل مناسب ترین طرح برای طراحی اتاق کنفرانس برای جلسات هیئت مدیره است که مشارکت بهتری را ایجاد می‌کند.
در این طرح ردیف‌های میز و صندلی برای نشستن افراد وجود دارد. و سخنران همیشه در مقابل سایر افراد سخنرانی می‌کند. طراحان داخلی به دنبال بهبود ظاهر این سبک هستند تا آن را دوستانه‌تر کرده و یک فضای مشارکتی ایجاد کنند.
منبع: تهران دیزاین سنتر